Por qué falla la mayoría de la documentación de TI

La mayoría de los esfuerzos de documentación fracasan, especialmente en los proveedores de servicios de TI más pequeños o en los equipos internos con poco personal. Pero hay diferentes puntos de fracaso, lo que significa que resolver un problema puede que no te acerque a donde necesitas estar. De hecho, es posible que te encuentres jugando a un juego de locos, con un nuevo problema que arruina tus sueños de documentación justo cuando resuelves el primero.

Para resolver los diferentes problemas de documentación de TI, necesitará saber cuáles son. Vamos a repasar las grandes.

1º – Es Plano

Un error común que muchos informáticos cometen es pensar que el proceso de documentación comienza y termina con “escribir cosas”. Ojalá fuera tan fácil. La documentación plana, es decir, la documentación que carece de una estructura significativa, simplemente no tiene tanto valor. No es fácil de encontrar, y casi imposible de navegar. No es un gran problema si tu tienes infinita mano de obra a tu disposición, y tus clientes están totalmente tranquilos cuando sus sistemas se caen. La documentación en papel simplemente no satisface sus necesidades ni las de sus clientes. La documentación estructurada sí.

2º – Ha caducado

¿Te despiertas por la mañana emocionado de pasar varias horas introduciendo datos? Sí, yo tampoco. Muchos proveedores de servicios de TI, tratando de ahorrar dinero en documentación, inventan estos locos trucos usando múltiples aplicaciones diferentes. Eso está bien, excepto que en la gran mayoría de los casos es todo manual. Lo que significa que en el momento en que las cosas empiezan a estar complicadas, o pierdes a una persona clave, no tienes tiempo para mantener todo al día. La documentación obsoleta es casi peor que ninguna porque cuentas con ella, sólo para darte cuenta de que en realidad no te va a ayudar. La automatización y las integraciones te permiten documentar más cosas en mucho menos tiempo. ¿Cuesta más dinero? Claro. ¿Pero cuánto vale tu tiempo?

3er – El equipo no lo quiere

Si tu eres un propietario o un técnico de alto nivel, es probable que seas un experto en documentación. Pero, ¿están todos en tu empresa? Para la mayoría de los proveedores de servicios de TI, la respuesta es no. A la gente le gusta esconder información en sus cabezas porque se sienten más poderosos, o no les gusta la documentación manual o cualquiera que sea su excusa. La realidad es que si tu equipo no se compromete, tus esfuerzos de documentación fallarán. Pero con un sistema formal, objetivos para la documentación y un tablero de instrumentos para el compromiso de construcción, tu estás en una posición mucho mejor para motivar a tu equipo – incentivos, palos o de otro tipo – para que compren la cultura de la documentación.

4º – No está Centralizado

Esta es otra de las razones por las que no funciona con la documentación. Quiero decir, claro, podrías documentarlo todo muy bien. Pero, ¿es tan fácil de aprender para una persona nueva? ¿Tardan entre 3 y 6 meses en descubrirlo todo o entre 3 y 6 semanas? ¿Y cómo es ese flujo de trabajo? Puedo decir, sin ninguna exageración de marketing, que es un millón de veces más fácil encontrar todo lo que se necesita para cerrar los tickets cuando toda la información está en la misma ubicación centralizada y enlazada entre sí, en lugar de tenerla repartida en múltiples aplicaciones, sin ninguna estructura de vinculación en absoluto.

5º – ¡No es Pegamento IT!

IT Glue le ofrece una documentación centralizada y estructurada. Tenemos más de 30 integraciones nativas y un montón más que otros proveedores de canal han construido con nuestra API. Es fácil, requiere menos trabajo que otros sistemas y ofrece más valor. Además, IT Glue viene con herramientas como banderas, listas de control y flujos de trabajo, que puede utilizar para asegurarse de que todo el trabajo se haga, se haga de acuerdo con sus especificaciones precisas y de que su equipo sea totalmente responsable del trabajo que se le haya asignado.

Si esto fuera hace seis años, sería fácil ver por qué tantos proveedores de servicios de TI estaban luchando con su documentación. Pero estamos en 2019, y no hay ninguna razón lógica para que un proveedor de servicios de TI tenga que luchar con la documentación. No cuando hay Pegamento IT.

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