¿Tu documentación despierta placer? Puede ser, pero no vamos a profundizar tanto en la última serie de Netflix de Marie Kondo. Sin embargo, sugeriremos que, si bien el programa Tidying Up With Marie Kondo ha llevado a muchos a ir directamente a limpiar sus armarios, puede que sea hora de que revises tu documentación.

En lugar de pensar en la documentación que le da alegría, considera qué documentación te ofrece más valor. Hablamos mucho de la importancia de la documentación. Si estás documentando consistentemente, no necesitas que te digan el tipo de impacto que puede tener en tu negocio. Dicho esto, si tu documentación no es un valor añadido, entonces estás perdiendo tu verdadero poder.

Si ese es tu caso, hay varias opciones a tu alcance. Tíralo, actualízalo u organízalo.

Tíralo a la basura

La primera y presumiblemente la opción favorita de Marie Kondo, es que a veces es simplemente el momento de tirarla. Vale, quizás no directamente al lado de la acera, pero por lo menos construye una carpeta de Archivos donde puedas almacenar toda la documentación que ya no necesites.

No vamos a hacer que agradezcas a tu documentación antes de tirarla, pero la realidad es que después de un tiempo, la documentación tiende a acumularse. De repente, tienes cientos de SOPs e información de clientes que puede que ya no sea relevante. Tal vez cambiaste de proveedor. Ahora tiene seis SOP diferentes atados a una aplicación obsoleta que no volverás a tocar nunca más. Ponte como objetivo revisar tu documentación cada seis meses más o menos, y decide si hay algo que pueda tirar en esa práctica carpeta de Archivos.

Cualquier documentación que no te aporte valor, es sólo una causa de desorden de documentación.

Actualizar la documentación obsoleta

Opción dos. Tal vez te hayas encontrado con documentación que todavía tiene relevancia, pero que podría ser mejor. ¿Simplemente estás desfasado? Es difícil mantenerse al día con el desbordamiento de documentación. Lo entendemos. Tienes agendas ocupadas y sucede que la documentación puede, en ocasiones, quedar relegada a un segundo plano. Con el tiempo, es posible que te olvides de volver atrás y actualizar varios SOPs, documentos de proceso, información de clientes, etc. ¿Lo mejor que puedes hacer? Dedicar tiempo para hacerlo.

En IT Glue nuestras notificaciones están diseñadas específicamente para ayudar en este escenario. Puedes utilizar los indicadores para resaltar la documentación que está incompleta o simplemente desactualizada. Cuanto más actualizada sea tu documentación, más beneficios te proporcionará.

Organízalo mejor

Tal vez tratar con tu documentación tiene muchas similitudes con tratar con el armario de tu dormitorio. Tal vez necesites una forma mejor de organizarlo. Es por eso que creamos la jerarquía de información de MSP, uno de nuestros blogs más fundamentales para entender las mejores prácticas asociadas con la organización de tu documentación.

Cuando se trata de tu aplicación de documentación práctica, necesitas algo que te dé acceso a toda la potencia de tu documentación. Todo acerca de IT Glue, desde tu diseño hasta características como notificaciones, mapeo de relaciones y listas de verificación, existe para asegurar que tu documentación esté organizada de una manera que proporcione el máximo valor, todos los días.

Si estás interesado en obtener más información sobre cómo IT Glue te ayuda a organizar y maximizar el valor de tu documentación, regístrate para obtener una demostración o ponte en contacto con tu administrador de cuentas a continuación.

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