Documentar se hace en equipo

Un socio que usa IT Glue, y aunque les encanta lo que hace por ellos, todavía hay un pequeño hueco en lo que respecta a la adaptación de equipos. Por lo general, esto lo oímos de un técnico exasperado al que se le ha asignado el papel de “responsable de la documentación”, lo que a menudo es una tarea ingrata con poca ayuda de los compañeros de equipo.

La idea de tener una persona a cargo de asegurarse que la documentación se realiza de manera optima usando una  convención de nomenclatura coherente y se presenta correctamente es buena. Pero esto no significa que una “persona de documentación” tenga que crear toda la documentación.

La cultura de la documentación es impresionante y te permite sacar el máximo provecho de tu sistema de documentación. Pero la documentación es algo compartido por un grupo de personas; si es sólo una persona, no es una cultura de documentación.

No es cuánta documentación tiene…

La forma de utilizar la documentación es importante. Puedes documentar el planeta entero, pero a menos que estés usando esa información, en realidad son sólo datos aleatorios almacenados en una caja virtual. No hay mucho valor en eso. Así que el primer paso en la construcción de una gran cultura de la documentación es defender el uso de la documentación.

Si alguien necesita saber algo, muéstrale cómo encontrarlo. Trabaja con tus compañeros de equipo para ayudarles a mejorar en la documentación y encontrar formas de garantizar que la actualización de la documentación se incorpore directamente en sus flujos de trabajo.

Romper la mentalidad de ardilla

Algunas personas no quieren evolucionar a la documentación porque se creen más poderosas si tienen conocimiento exclusivo. Después de todo, el conocimiento es poder, ¿verdad? Bueno, si esto es un problema en tu MSP, te recomendamos dos cosas. Una es hacer que la documentación forme parte de la descripción del trabajo, preferiblemente con algunos KPIs para respaldarla. Formalizar el papel y el valor de la documentación en la empresa.

La otra es enfatizar el hecho de que el único conocimiento poderoso es el conocimiento de equipo. Crear una cultura en la que almacenar información crítica ya no sea una norma aceptada. Asegúrate de pedirle a la gente que ponga información en IT Glue, para reforzar continuamente la necesidad de documentar, y la necesidad de usar esa documentación.

Campeón

La actitud positiva es muy importante. Las recomendaciones anteriores se pueden hacer con cualquier mezcla de firmeza o positividad, pero definitivamente recomendamos usar una actitud positiva primero.

Ofrece incentivos para crear documentación, especialmente durante el período inicial, cuando estás tratando de conseguir implementar la documentación en tu empresa. Enfóca en los aspectos positivos – por qué lo estás haciendo, y lo que cada persona se beneficiará de ello. Concéntrate en por qué es importante que todos contribuyan, no sólo tu. Y crea incentivos – y desincentivos si es necesario – para asegurar que tu equipo quiere documentar y se responsabilizará mutuamente del estado de la documentación.

La cultura no se rinde

Lo bueno de una cultura de la documentación es que, tras el duro trabajo de establecerla, no se da por vencida. Será transmitido a todo su equipo. Asegúrate de que tus jefes también lo sepan. Verás, si eres el único que lo hace, y toda la organización se beneficia, entonces esos beneficios dependen de tu empleo continuo. Pero si tus jefes se sienten incentivados por los resultados y quieren que éstos sean verdaderamente duraderos, entonces deberían estar dispuestos a apoyar tus esfuerzos para cambiar esta mentalidad de tener una persona de documentación a una mentalidad de tener una cultura de la documentación arraigada en toda la empresa.

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