Documentar o morir: Cómo hacer que tu equipo documente


En el fondo, la mayoría de vosotros sabéis que tenéis que tener una documentación de alta calidad. Nunca recordarás todo, y sabes que el lugar donde lo escribes es importante, por lo que disponer de documentación estructurada es esencial para el funcionamiento eficiente de cualquier departamento de TI. Parece bastante obvio, en realidad. Entonces, ¿por qué es tan difícil conseguir que su equipo documente?
 
IT Glue siendo una empresa de documentación, tiene mucha curiosidad sobre las reacciones que las empresas – y los técnicos en particular – tienen a su producto. Escuchamos historias sobre empresas que animan cuando el jefe anuncia que se han inscrito en IT Glue. Pero también oyen historias sobre personas que reciben pegamento de IT y prácticamente tienen que rogar a sus técnicos que documenten. Entonces, ¿cuál es la diferencia? ¿Por qué un equipo lo recibe de inmediato y otro no lo recibe en absoluto?

Crear urgencia

Lo primero que hemos encontrado es que tiene que haber un sentido de urgencia. Probablemente no leas muchas revistas académicas sobre el cambio organizacional, pero si lo hicieras, te darías cuenta de que el tema de la urgencia surge con frecuencia. La inercia es una fuerza poderosa, así que para que tu equipo cambie sus hábitos, necesitas crear un sentido de urgencia. Si el negocio está tambaleándose, esto podría ser fácil. Si tus técnicos se están ahogando, quemando y son miserables, esto debería ser bastante sencillo.
 
¿Pero qué pasa si no estás luchando? ¿Qué pasa si eres bueno, pero quieres ser genial? Necesitas encontrar esa urgencia en alguna parte. Si el ahorro de tiempo no motiva, es posible que tengas que incluir documentación en la descripción del trabajo. Si tratas la documentación como algo secundario, es probable que tus técnicos también lo hagan. Conseguir que todo tu equipo trabaje con un objetivo singular comienza con el establecimiento de la documentación de liderazgo como una prioridad clave y el establecimiento de objetivos de métrica a eso.

Gamify

Muchos de nuestros socios recomiendan la gamificación. IT Glue dispone de una herramienta interna para ello, pero aplicaciones como CrewHu también pueden desempeñar un papel importante en la creación de un sistema de recompensas por la documentación. Esto trabaja en línea con el gráfico dentro de IT Glue que muestra el estado de la documentación para cada organización cliente.
   
Fijar tiempo de adaptación

Por último, debes reservar tiempo. No de vez en cuando, como si te fueras a poner al día durante las fiestas. Eso es como decidir ponerse en forma al inscribirse en un maratón la semana que viene. Simplemente no funciona así.

Dedica una pequeña cantidad de tiempo cada día para trabajar en la documentación. Si acabas de empezar, muchos de nuestros socios han descubierto que poner un fin de semana para documentar a sus clientes más importantes es una gran ayuda, porque una vez que comienzas, los beneficios se hacen más obvios. Pero construir una pequeña cantidad de tiempo para documentar cada día permite que se convierta en parte del ritmo de tu equipo, luego en un hábito, y luego en algo que haces sin pensar en ello.
 
Cambiar los hábitos no siempre es fácil, y es posible que tengas que aprender algunos trucos de motivación nuevos. Pero en última instancia, ya sea que desees ofrecer incentivos o juegos para cambiar el punto de vista de tu equipo sobre la documentación, o si simplemente necesitas establecer la ley con personas que no están de acuerdo, es importante tener un plan para cambiar la forma de pensar y los hábitos de tu equipo, y luego seguir con ese plan, porque puede que no sea fácil. Pero a la larga, funcionará y valdrá la pena. Para todos.
 
Para saber cómo IT Glue ayuda a tu equipo a aprovechar todo el potencial de la documentación, regístrate para obtener una demostración.

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