5 Razones por las que toda tu empresa necesita gestionar la documentación

¿Adivinas qué? A todos tus empleados, técnicos y no técnicos les encanta ahorrar tiempo. El problema de la pérdida de tiempo no se limita desgraciadamente a la resolcuión de ticktes, sino que está en todas partes, en el departamento de marketing, de ventas, finanzas, recursos humanos, etc.
¿Cuál es la solución?  Un programa de gestión de documentación que aporte transparencia entre departamentos.
 

Conocimiento compartido

Cuando la información se queda atascada en la cabeza de los empleados, nadie se beneficia. En cambio, la documentación proporciona un banco de conocimientos compartido inmenso. Parate a pensar en tu proceso de contratación, cuando llega un nuevo empleado, ¿Cómo lo haces para que se vuelva productivo en su trabajo lo más rápido posible? Independientemente de su posición o departamento, es probable que sea un empleado de alto rango quien ayude con la capacitación. Con los SOPs y otra documentación de procedimiento en una ubicación central, los nuevos empleados pueden ponerse al día de forma mucho más eficiente. Sin embargo, el aprovechamiento de la documentación como fuente de conocimiento compartido no se limita a los procesos de contratación. Es efectivo cada vez que un empleado se va de vacaciones, tiene que tomar un día por enfermedad, o simplemente para ser más eficiente en el día a día. Cuanto menos tengan que tocar con el hombro a sus empleados para obtener respuestas, más tiempo ahorrarán en sus trabajos.
 

Eficiencia

La pérdida de tiempo es un problema sin importar el título de tu trabajo. Las tareas pueden ser diferentes, pero cualquier departamento puede beneficiarse de la racionalización de los procesos y la estandarización.

Transparencia entre equipos

La importancia de la documentación no se limita a los departamentos individuales. Tiene beneficios para la organización colectiva. Destaca la transparencia entre los equipos que proporciona tu MSP, ofreciendo la capacidad de que todos estén en sintonía con todas las partes de la empresa.

Seguridad

Todos los departamentos usan contraseñas. Entonces, ¿cómo están compartiendo tus equipos las contraseñas entre compañeros? Cuando todos los miembros del equipo están documentando contraseñas en un lugar seguro, se reduce la probabilidad de generar contraseñas incorrectas, como compartir una contraseña en un correo electrónico. Los permisos de seguridad garantizarán que las personas adecuadas tengan acceso a las contraseñas necesarias y que tu puedas hacer un seguimiento de este acceso después de que un empleado se vaya.

Ventaja competitiva

Piensa en ello. Has visto los beneficios de la documentación de tus técnicos. Ahora imagina esos mismos beneficios en toda tu empresa. Mejor aún, la documentación es algo que no todo el mundo está haciendo (incluso si debería hacerlo), lo que significa que tienes una ventaja competitiva cuando tienes a todo su equipo a bordo. Piense en tu equipo de ventas. En lugar de utilizar las llamadas de ventas para centrarse en el precio, concentrate en la documentación. La documentación es una prueba del proceso. En otras palabras, tu documentación muestra a tus clientes exactamente cómo alcanzará sus acuerdos de nivel de servicio y será responsable de lo que has dicho que lograrán.

Entonces, ¿cómo consigues que toda tu empresa se documente? Más o menos el mismo enfoque que tomaste con tus técnicos. Demuestre el valor que la documentación traerá – el ahorro de tiempo, la eficiencia, y luego continúe siendo el evangelista de la documentación que todos tus equipos necesitan.
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