A medida que el mercado de los proveedores de servicios gestionados (MSP) crece y las empresas tienen más opciones en lo que respecta a los servicios gestionados, es aún más importante que los MSP hagan todo lo posible por aumentar la eficiencia de su equipo para atraer y retener a los clientes.
Una forma fundamental en que los MSP pueden hacerlo es adoptando herramientas de automatización de servicios profesionales (PSA) que maximicen la productividad. El software PSA adecuado puede ayudarle a seguir siendo competitivo en un mercado en expansión. Sin el software PSA, es poco probable que su empresa pueda ofrecer la misma eficiencia, rentabilidad y valor que sus competidores.
Sin embargo, antes de invertir en software PSA para empresas de TI y MSP, es importante entender cómo funciona el software PSA y por qué es tan indispensable. En esta guía se describen los aspectos básicos del PSA, incluyendo qué es, por qué es importante y cómo los MSP pueden beneficiarse de él.
Cuatro ventajas del software PSA para empresas MSP
El software PSA para empresas de TI y MSP puede aportar una serie de beneficios, ayudándole a optimizar las operaciones, reducir los costes y mejorar la eficiencia general de las actividades de su equipo. A continuación, se enumeran algunos de los beneficios que puede obtener al utilizar una herramienta de gestión de PSA.
1. OPERACIONES ESTANDARIZADAS
Los APS ayudan a las empresas a cumplir las promesas hechas a sus clientes. Al estandarizar sus operaciones y el ciclo de vida completo del proyecto, el software PSA para empresas MSP puede permitirle documentar los problemas rápidamente y escalar las cuestiones de forma eficiente cuando sea necesario. Como resultado, los MSP pueden mejorar su prestación de servicios, lo que a su vez contribuye a aumentar la satisfacción de sus clientes.
Al automatizar los métodos de trabajo de su MSP, las herramientas PSA también mejoran su capacidad para cumplir los acuerdos de nivel de servicio (SLA). Incluso si su empresa puede gestionar actualmente los SLA de forma eficaz con hojas de cálculo, esto cambiará rápidamente a medida que siga creciendo. A medida que los MSP escalan más allá de unos pocos clientes, se hace mucho más difícil utilizar sistemas y procesos manuales para hacer un seguimiento de los problemas de los clientes. Con una herramienta que le ayude a estandarizar las operaciones, puede mejorar la eficiencia general de su negocio y sus servicios, incluso a medida que crece (y quizás especialmente).
2. INFORMES EN TIEMPO REAL
Al proporcionar potentes métricas en tiempo real, el software PSA da a las empresas acceso a los datos necesarios para tomar decisiones informadas. Una herramienta PSA ayuda a los MSP a capturar la información esencial de sus clientes, así como a reutilizar esa información para crear informes en tiempo real. Estos informes pueden aprovecharse para mejorar la rentabilidad del negocio.
Como ejemplo, imagine que ha proporcionado un presupuesto a un cliente por el precio de la instalación de un servidor de archivos. El cliente está de acuerdo y usted entrega el trabajo. Aunque puede considerar que este proyecto ha sido rentable, no sabrá necesariamente cuánto tiempo ha tardado su equipo en completar el proyecto, lo cual es crucial para entender cuánto valor ha aportado realmente un proyecto a su MSP.
Con el software PSA, puede capturar y controlar fácilmente el tiempo empleado en cada proyecto, todo ello en tiempo real. Si aprovecha esta visibilidad de forma eficaz, podrá eliminar las conjeturas y establecer procesos basados en los datos. Por ejemplo, puede utilizar los datos para determinar si su empresa debe llevar a cabo otra instalación de servidores por el mismo precio, o si debe perfeccionar el trabajo futuro o revisar los presupuestos en función del tiempo empleado en completar el proyecto.
3. SIMPLIFICAR LA PLANIFICACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PROYECTO
Un buen software PSA puede ayudarle a automatizar las actividades repetitivas del día a día, lo que hace que la planificación y la ejecución de los proyectos sean mucho más sencillas y requieran menos tiempo. Cuando se integran con su servicio de atención al cliente, las herramientas PSA también pueden supervisar y darle acceso a información inteligente sobre la salud y el estado general de las operaciones de su empresa.
Las herramientas PSA le permiten programar las tareas con antelación, hacer un seguimiento del tiempo empleado en los proyectos, recopilar la información de facturación necesaria, procesar y clasificar los tickets de la mesa de ayuda y gestionar las comunicaciones externas e internas en su nombre. Todas estas acciones automatizadas liberan el tiempo de los empleados para que su equipo pueda centrarse en otras tareas importantes y mejorar la prestación de servicios.
Como soluciones integrales, las herramientas PSA garantizan que muchos de los datos de su empresa se canalicen a través de una única aplicación. Esto incluye las finanzas, la gestión de cuentas, las ventas, el servicio, el marketing, las notas, el inventario y las actividades de correspondencia. Como todo está centralizado, su información es fácilmente accesible, minimizando la necesidad de saltar entre diferentes herramientas para supervisar sus proyectos.
Aunque su empresa puede utilizar otras soluciones como herramientas de gestión y seguimiento del tiempo, es poco probable que puedan ofrecer la misma gama de beneficios que el software PSA para MSP. Una solución PSA con todas las funciones puede proporcionar funcionalidad de recursos humanos, facturación integrada y planificación de recursos haciendo el trabajo de múltiples herramientas sin romper el banco.
4. MINIMIZAR LOS COSTES ADMINISTRATIVOS
Aunque el crecimiento de sus ingresos es importante, la rentabilidad debería ser su principal prioridad como propietario de una empresa. Si actualmente está utilizando aplicaciones separadas para apoyar sus operaciones de facturación, mesa de ayuda y gestión de proyectos, entonces una herramienta PSA puede ser capaz de proporcionar una mejor eficiencia de costes y ayudarle a maximizar la rentabilidad.
Dado que algunas herramientas PSA pueden hacer un seguimiento exacto del tiempo que tu equipo dedica a tus clientes, pueden ayudarte a identificar problemas en tu flujo de trabajo y a perfeccionar tu enfoque de la gestión de proyectos para mantener los costes bajos y aumentar la eficiencia. Las herramientas PSA también le permiten llevar a cabo renegociaciones informadas de los contratos con los clientes cuando llega el momento de renovarlos, ya que puede aprovechar los datos proporcionados por su herramienta PSA para mejorar aún más la rentabilidad.
Elección del software PSA adecuado para empresas MSP
Decidir cuál es la solución PSA adecuada para su empresa y sus necesidades individuales no es fácil. Hay innumerables herramientas entre las que elegir, cada una de las cuales pretende ser la respuesta a todos sus problemas. Una de las características más importantes a la hora de elegir su solución PSA es la compatibilidad con el software que ya se utiliza en su empresa. Esto le permitirá centralizar completamente todas sus operaciones, eliminando la necesidad de saltar entre herramientas para tratar de alinear las perspectivas de los datos a través de múltiples plataformas.
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